GESTIÓN DEL TIEMPO

LA GESTIÓN DEL TIEMPO

Henry Ford decía - “La mayoría de las personas gastan más tiempo y energías en hablar de los problemas que en tratar de afrontarlos.”

La gestión del tiempo te permite administrar el trabajo y actividades personales por hacer, de tal manera que se obtenga la mayor productividad posible. Se le podría llamar que es el reparto adecuado de las distintas tareas a realizar.

Al tener una adecuada gestión del tiempo se aumenta la productividad de las personas, ya que al organizarse realiza sus tareas de forma ordenada lo que le permite empezar con aquellas que tengan mayor nivel de importancia.

La realización de las tareas mediante una apropiada gestión del tiempo desarrolla en las personas que sean más eficientes y de igual forma aumentan el cumplimiento de sus objetivos por lo que son más exitosas.

Para poder tener el tiempo disponible y cumplir con todas las tareas que se requieren, es necesario desarrollar nuevos hábitos y empezar a asignar las tareas por nivel de importancia y urgencia y de igual forma con nuestros objetivos por cumplir en el aspecto laboral y personal.

Determina tus objetivos

Antes de cualquier cosa, debes de fijar los objetivos que quieres lograr. Estos objetivos deben de ser medibles, realistas y alcanzables en los que vas a fijar un tiempo determinado para cumplirlos.

Dentro de tus objetivos debes de incluir tus planes a futuro a corto, mediano y largo plazo y como vas a dividir cada uno de ellos en tareas para que sea más fácil cumplirlos e ir teniendo un avance mesurable y notable.

El desarrollo y cumplimiento de tus objetivos te permitirá tener una satisfacción personal y laboral por el cumplimiento que has tenido. 

Planifica y Agenda

El uso de la agenda te permitirá planear tu día a día de forma más ordenada y podrás empezar a utilizar el tiempo de una mejor forma. Al saber que actividades, citas, tareas, reuniones sociales y hobbies tendrás en la semana, mes, trimestre, etc. será posible definir que actividades puedes incluir antes o después de esas. Y por supuesto, no dejar de atender ninguna de ellas.

Al realizar la planificación de tus actividades debes de clasificarlas de tal forma en que puedas cumplir con ellas. Por lo tanto:

–      Planifica

–      Organiza

–      Prioriza

–      Recuerda

Al seguir estos 4 pasos para asignar las tareas dentro de tu agenda, podrás asignarles un tiempo determinado a cada una dependiendo su importancia y urgencia.

Formación y Desarrollo CLAVE

SERVICIOS AUXILIARES Y COORDINACIÓN

Requisitos Primordiales para una Capacitación Exitosa  (Parte VII)

De la Selección de Servicios Auxiliares 

En una organización se busca siempre el dar el programa de capacitación de la mejor manera posible y con ello cumplir con los objetivos previamente planteados. Es por ello, que cuando se requiere seleccionar material audiovisual; como videos, presentaciones, audios e incluso otro tipo de materiales como son simuladores de negocios, juegos didácticos, entre otros. Siempre es importante considerar que es para mantener el control, la comunicación, el interés y la atención de los participantes.

En las organizaciones es conveniente conocer y estudiar bien el material adquirido para que cuando se utilice realmente se obtengan beneficios que no sobrepasen el costo.

Algunas organizaciones solamente adquieren apoyos de fuera, por no contar con su propio material; y de igual forma existen organizaciones que cuentan con la infraestructura para desarrollar su propio material.

En conclusión, cada organización debería adquirir, rentar o realizar sus propios tipos de ayudas para lograr mantener el interés y la comunicación durante los programas de entrenamiento. En la medida de lo posible lo más conveniente sería que internamente se tengan materiales propios. Si se utilizan de manera continua su costo de adquisición se justificará; desde luego habría que tener el cuidado necesario para su conservación.

De la Coordinación del Programa

En algunos casos el mismo instructor coordina el programa y en otras situaciones existe un encargado dentro de la organización. Estos responsables se encargan de dar la bienvenida al evento de capacitación, entregar las hojas de reacción, indicar donde se harán los descansos, de acompañarlos a la hora de la comida, asegurarse de que no falte nada; en fin, ayudar a que el programa sea realmente efectivo.

Por lo anterior, en un programa de entrenamiento es importante cumplir con las necesidades de los participantes y de igual forma con las de los instructores. 

Hemos llegado al final de nuestra sección de Requisitos para una Capacitación Exitosa. Esperamos que esta información te haya sido útil. Recuerda que si estás buscando llevar a cabo un plan de capacitación, puedes contar con CLAVE Consultores que con gusto te acompañaremos y asesoraremos en todo el proyecto.

En las siguientes publicaciones estaremos platicando acerca de otros temas de gran relevancia e importantes en el mundo de la capacitación y de la formación y desarrollo del Capital Humano.

Diego Durán de la Fuente

Consultor CLAVE

SELECCIÓN DE PARTICIPANTES

                                                                                                             Requisitos Primordiales para una                                              Capacitación Exitosa  (Parte V)

Recordando el artículo pasado en el que se trató de la importancia de tener el lugar correcto con las amenidades correctas para una instrucción adecuada, en este artículo ahora trataremos un aspecto de extrema importancia: la selección de los participantes del programa de capacitación.

De la Selección de los Participantes

Si nos preguntamos: ¿Quiénes deben asistir al programa de capacitación que voy a realizar? La respuesta es simple. Aquellas personas cuyas necesidades pueden ser satisfechas con un programa de capacitación propio para ellas. Que las necesidades sean satisfechas dependerá del contenido del programa, su calidad y de su(s) instructor(es).

Lo que se debe decidir de igual forma antes de realizar dicho programa es si es conveniente mezclar a personal de distintas áreas de la empresa, y esto dependerá mucho de la cultura de la organización y de las actitudes que hay entre los subordinados y sus jefes. Por supuesto, que será más con un buen contenido del programa..

Otro aspecto importante es saber si el programa se deba hacer obligatorio para los asistentes o que los asistentes elijan de manera voluntaria asistir o no. Esto normalmente depende de lo primordial que sea el programa, como por ejemplo cuando hay alguna actualización de una ley u obligaciones nuevas que exija el gobierno, cuando se integra un nuevo sistema de gestión o realmente el equipo de trabajo requiere del programa establecido por “X” o “Y” razón.

El último aspecto a considerar es el tamaño del grupo que asistiría al programa.

Para ello, habría que tomar en cuenta, entre otros aspectos: el tamaño de la organización, instalaciones disponibles, el tipo de programa que se va a impartir (presentación, curso, taller, etc...), el costo y por último la capacidad del instructor para liderar el grupo. Esto varia ya que en algunas empresas permiten grupos de 100 o más personas y en otras limitan los grupos a 15 participantes. Lo conveniente es que el número de personas que asistan no sea muy grande, porque el aprendizaje puede resultar infructuoso. 

Nos quedan 2 aspectos importantes a considerar para tener una capacitación exitosa, sin embargo, si quieres conocer un poco más acerca de estos temas y asegurar una capacitación efectiva, te invitamos a ingresar a nuestra página web a leer la sección Capacitación Efectiva.

No olvides que los expertos en Clave Consultores estamos para apoyarte en el proceso y en tus planes de capacitación. Si quieres más información acerca de nosotros y nuestras metodologías mándanos tus datos y estaremos en contacto contigo a la brevedad. Ingresa aquí.

Para nuestro siguiente artículo, hablaremos de la importancia de tener al instructor adecuado de acuerdo al curso que estarás impartiendo.

Diego Durán de la Fuente

Consultor CLAVE

EL LUGAR

Requisitos Primordiales para una Capacitación Exitosa  (Parte IV)

Definir el itinerario y el contenido del programa de capacitación es fundamental, pero no hay que olvidar que para que los participantes se sientan motivados para su aprendizaje existen otras variables como el lugar y las amenidades correctas que impactan de manera positiva o negativa antes, durante y después del proceso.

Del lugar correcto con las amenidades correctas

Cuando se va a realizar un programa de capacitación debemos de tener mucho cuidado donde lo vamos a llevar a cabo. Puede ser en las instalaciones de la organización, algún lugar cercano o incluso algunas veces es necesario que se lleve a cabo en un lugar lejano, pero esto es solamente recomendable cuando el programa es de larga duración.

Es de suma importancia escoger el lugar y amenidades correctas, algunos factores que se deben evitar es que haga mucho frío o mucho calor, que los muebles no sean cómodos, que el espacio de trabajo sea muy pequeño o muy grande, que se escuche mucho ruido dentro de las instalaciones o existan otro tipo de distracciones.

Por otro lado también es importante considerar las comidas, refrigerios y espacios de tiempo para que los participantes descansen. Todo esto influye de manera positiva o negativa sobre la experiencia que viven los participantes.

Por ejemplo imaginemos que el programa de capacitación anual de la organización donde trabajas se divide en dos, la primera parte se realiza el primer semestre del año y la segunda parte el segundo semestre.

Para la primera parte del programa, la organización solicitó a los participantes que fueran a un lugar ajeno a las oficinas y que se localizaba a cuarenta minutos de distancia, el programa no incluía comidas y también hacía mucho calor en el pequeño salón donde se impartió.

Para la segunda parte del programa la organización se busco un área muy cercana a las oficinas bastante bien para impartir una capacitación presencial y de igual forma incluyo desayuno, descanso con (café y galletas) y comida para los participantes.

Después de evaluar y analizar los resultados, pudimos notar que el aprendizaje en la primer parte del programa fue mínima y que los participantes no estaban nada contentos. En la segunda parte del programa los participantes se sintieron muy motivados por la capacitación y aparte sus resultados de aprendizaje fueron mucho mejores que la primera parte.

Muchas veces las áreas encargadas de los programas de capacitación tienen problemas con los encargados del presupuesto, ya que les exigen que sea muy bajo y por ello caen a lo que sucedió en la primera parte del programa. Es por ello, que siempre es importante mostrar los indicadores necesarios para poder transmitir a los superiores por que la capacitación bien aplicada, puede dar impactos positivos a la organización y por consecuencia beneficiar a los stakeholders.

En Clave Consultores nos preocupamos de que las capacitaciones a impartir sean en el lugar y momento adecuado, para ello estamos en constante comunicación con el área de recursos humanos o quienes planean la capacitación, para cerciorarnos de que todo está en perfectas condiciones para dar una capacitación a la altura de su capital humano. 

Para nuestro siguiente artículo, hablaremos de la importancia de por que se debe invitar a la gente adecuada a participar del programa de capacitación que se vaya a impartir. 

Diego Durán de la Fuente

Consultor CLAVE

CONTENIDO DEL PROGRAMA

Requisitos Primordiales para una Capacitación                                Exitosa - (Parte III)

Una vez que la organización definió las necesidades y los objetivos, nos van orientar para determinar el contenido del programa de capacitación. Es muy importante recordar que los objetivos deben de ir ligados a lo que las partes interesadas (stakeholders) desean obtener. Es por esto, que si con el uso de la capacitación la organización resulta más productiva, es más probable que las partes interesadas vean de manera positiva su aplicación y por consecuencia el retorno de la inversión.

Del contenido del Programa

Las necesidades y los objetivos son factores primordiales para determinar el programa de capacitación. Los capacitadores, los encargados del área de recursos humanos o las empresas que asesoran deben de preguntarse a si mismos ¿Qué temas son los indicados para satisfacer las necesidades y cumplir con los objetivos? La respuesta a esta pregunta establece los temas que deben de ser cubiertos. Muchas modificaciones pueden ser necesarias de acuerdo a la experiencia de los facilitadores quienes comúnmente presentan un programa de capacitación acorde a los objetivos.

Por ejemplo, si no se cuenta con facilitadores que cuenten con conocimientos de ciencias tecnológicas y por consecuencia se requiera de un instructor calificado, habría que conseguirlo. Más aún, si no se cuenta con un presupuesto para este propósito, se podría eliminar otro curso del programa que no sea tan urgente, para darle cabida a esta instrucción.

Determinación del Itinerario del Programa

En la reciente aplicación de un programa de capacitación nos solicitaron a un compañero de trabajo y a mí dar la capacitación de 9:00 am a 12:00 pm y de 15:00 pm a 18:00 pm todos los días durante dos semanas. El problema es que nosotros somos de la Ciudad de México y el programa se impartió en Puebla.

No podíamos regresar a la Ciudad de México diariamente ya que está a dos horas de distancia de Puebla. No encontrábamos en qué ocuparnos de 12:00 pm a 15:00 pm durante los días de la aplicación del programa. 
Esta experiencia es ilustrativa de por qué se debe de planear con cuidado los horarios de instrucción.

En el ejemplo expuesto el problema fue que a nosotros nadie nos preguntó los horarios que nos convenían. ¿Pero por qué no nos preguntaron cuál era el itinerario que nos convenía? Simplemente porque los horarios que hubiesen sido apropiados a nosotros no satisfacían el itinerario conveniente para los asistentes del programa y para los responsables de la capacitación.

Por este tipo de situaciones los programas deben de satisfacer las conveniencias y necesidades de todos los involucrados, pero especialmente a los asistentes al evento. Si el horario que se impone a los participantes no les acomoda y conviene pueden tener una actitud negativa hacia el programa.

Como conclusión lo que debemos considerar para programar el mejor itinerario es la facilidad u horarios de los asistentes y proporcionarles las mejores condiciones para el aprendizaje. 

En Clave Consultores desarrollamos Programas de capacitación de acuerdo a las necesidades y expectativas de los clientes, contáctanos a través de nuestra página web y nuestro grupo de consultores te darán las mayores facilidades para presentarte soluciones a la medida.

En nuestro próximo artículo hablaremos de la importancia de las instalaciones y facilidades con las que debe de contar un aula para la correcta implementación de un curso o taller de formación y desarrollo. 

Diego Durán de la Fuente

Consultor CLAVE

Requisitos para una Capacitación Exitosa

Requisitos Primordiales para una Capacitación Exitosa - (Parte I)

La Planeación de la Capacitación en una empresa es fundamental para obtener resultados satisfactorios. Muchos ejecutivos se desaniman y limitan la capacitación al personal porque no perciben resultados concretos producto de la aplicación de programas formativos. Por ello, los responsables en las organizaciones, preponderantemente del área de Recursos Humanos deben cerciorarse que la capacitación está planeada adecuadamente y evaluados los resultados logrados. Varios requisitos son esenciales para alcanzar este propósito. 

De las Necesidades

Derivado de lo anterior, lo primero que se tiene que determinar son las necesidades del personal a capacitar. Este requisito es el más importante de todos, ya que si no se definen claramente sus necesidades los resultados pueden ser desastrosos. De manera general, las necesidades de los participante pueden ser de: Conocimientos, Habilidades y Actitudes. Para lograr esto, existen varias maneras de determinar las necesidades. Algunas de ellas son:

I. Preguntar a los participantes. Una encuesta o entrevista ayuda a delimitar qué conocimientos y habilidades requieren para llevar a cabo mejor su trabajo.

II. Preguntar a los Gerentes de los participantes. Al interrogar a los Gerentes de los conocimientos y habilidades que necesitan sus subordinados, no únicamente se tiene información de primera mano, sino que permite crear una participación muy activa de los Gerentes en el proceso de capacitación.

III. Preguntar a los subordinados. Esto es útil también para conocer las necesidades que los subordinados sienten que deben de ser satisfechas. Aquí se tiene que tener cuidado, ya que algunos Gerentes pueden percibir una crítica no deseada de parte de sus subordinados. Si se hace bien no tiene por qué haber problemas.

IV. Estudiar las evaluaciones de desempeño de los participantes. Si se tiene esta información, se pueden extraer las fortalezas y debilidades del personal. Esto puede ayudar a definir las necesidades que buscamos satisfacer.

Es importante resaltar que la Detección de Necesidades (DNC) tiene como primer objetivo que el personal incremente sus conocimientos, incremente sus habilidades o cambie sus actitudes; pero una organización ya sea privada o pública, tiene una finalidad más concreta: Que la capacitación forme parte de su Planeación Estratégica para ayudar a alcanzar sus objetivos trazados.

Las necesidades deben ser clasificadas por su importancia, aquellas que son prioritarias para lograr los objetivos estratégicos de la organización; y no sólo eso, sino que existen algunas necesidades que deben ser atendidas de inmediato por ser da carácter legal. 

Los criterios para darles preferencia también dependen del costo-beneficio, del número de personal que se va a atender, de los recursos con los que se cuenta, etc.

No está demás insistir la importancia que tiene el llevar a cabo con sumo cuidado la determinación de las necesidades de los participantes. No olvidemos: Este requisito es el más importante de todos; es el cimiento sobre el cual descansa toda la capacitación.

No debemos olvidar que la Detección de Necesidades antecede a la definición de los objetivos de aprendizaje.

En Clave Consultores contamos con metodologías que nos permiten Optimizar la Capacitación, de esta manera aseguramos a nuestros clientes que sus programas de aprendizaje sean efectivos y eficientes.

Diego Durán de la Fuente

Consultor CLAVE