SELECCIÓN DE INSTRUCTORES

  

                 Requisitos Primordiales para una Capacitación Exitosa  (Parte VI)

Posiblemente la selección de los instructores sea la decisión más importante. Cuando se selecciona a un instructor de capacitación es importante que conozca muy bien el tema a impartir y tenga la habilidad de comunicarse de manera efectiva. Otras características que debe poseer el facilitador son el conocimiento del grupo, el deseo de impartir el curso o taller y la habilidad de hacerles preguntas e involucrar al grupo de participantes. Los facilitadores deben poseer un gran deseo de satisfacer las necesidades de los participantes.

Cuando se esta planeando un programa de capacitación y se está buscando un facilitador adecuado, es muy probable que el presupuesto sea un problema. Como por ejemplo, cuando una empresa selecciona a propios colaboradores para dar el programa de capacitación, ya que no cuentan con recursos suficientes para contratar a alguien externo. Para esto los mismos colaboradores deben de realizar el contenido de acuerdo a las necesidades preestablecidas. Si el presupuesto lo permite, se puede contratar a instructores externos, esto es si los colaboradores internos no conocen del tema o no cuentan con la experiencia.

El contratar un facilitador externo o empresa requiere de mucho cuidado, ya que muchas veces pasa que se contrata a alguien externo que no cumplió con las expectativas de la organización y los colaboradores internos encargados del programa se quemaron con la empresa.

Por ello cuando se va a realizar una contratación debemos de solicitar referencias de éxito, recomendaciones de preferencia con gente de confianza y observar programas similares que realizan los facilitadores. Un método poco confiable sería el entrevistar al facilitador y basar la decisión de contratarlo en impresiones propias.

Por última sugerencia cuando inviten a alguien externo a realizar el programa de capacitación desde un principio coméntenles lo que esperan del programa y cuando apliquen cuestionarios de reacción del programa asegúrense de que ellos conozcan el puntaje que esperan. Muchas veces solicitan ayuda en preparar la sesión para lograr o superar las expectativas del programa.

Ellos no se sorprenderán con los resultados que obtengan de las hojas de reacción al final del programa y saber si cumplieron o no con las expectativas. 

Enfocados en nuestra filosofía "Se Aprende Haciendo", todos nuestros instructores pasan por una rigurosa certificación, llamada Certificación CLAVE. En ella se evalúan los conocimientos, pasión por el tema y capacidad de transmitir conocimientos de manera clara, concisa y práctica.

Nuestra objetivo es dar el mejor servicio en todo momento y la calidad de nuestro equipo es primordial.

No te pierdas nuestra última parte de Requisitos Primordiales para una Capacitación Exitosa, hablaremos de los Servicios Auxiliares y su rol clave en cada curso.

SELECCIÓN DE PARTICIPANTES

                                                                                                             Requisitos Primordiales para una                                              Capacitación Exitosa  (Parte V)

Recordando el artículo pasado en el que se trató de la importancia de tener el lugar correcto con las amenidades correctas para una instrucción adecuada, en este artículo ahora trataremos un aspecto de extrema importancia: la selección de los participantes del programa de capacitación.

De la Selección de los Participantes

Si nos preguntamos: ¿Quiénes deben asistir al programa de capacitación que voy a realizar? La respuesta es simple. Aquellas personas cuyas necesidades pueden ser satisfechas con un programa de capacitación propio para ellas. Que las necesidades sean satisfechas dependerá del contenido del programa, su calidad y de su(s) instructor(es).

Lo que se debe decidir de igual forma antes de realizar dicho programa es si es conveniente mezclar a personal de distintas áreas de la empresa, y esto dependerá mucho de la cultura de la organización y de las actitudes que hay entre los subordinados y sus jefes. Por supuesto, que será más con un buen contenido del programa..

Otro aspecto importante es saber si el programa se deba hacer obligatorio para los asistentes o que los asistentes elijan de manera voluntaria asistir o no. Esto normalmente depende de lo primordial que sea el programa, como por ejemplo cuando hay alguna actualización de una ley u obligaciones nuevas que exija el gobierno, cuando se integra un nuevo sistema de gestión o realmente el equipo de trabajo requiere del programa establecido por “X” o “Y” razón.

El último aspecto a considerar es el tamaño del grupo que asistiría al programa.

Para ello, habría que tomar en cuenta, entre otros aspectos: el tamaño de la organización, instalaciones disponibles, el tipo de programa que se va a impartir (presentación, curso, taller, etc...), el costo y por último la capacidad del instructor para liderar el grupo. Esto varia ya que en algunas empresas permiten grupos de 100 o más personas y en otras limitan los grupos a 15 participantes. Lo conveniente es que el número de personas que asistan no sea muy grande, porque el aprendizaje puede resultar infructuoso. 

Nos quedan 2 aspectos importantes a considerar para tener una capacitación exitosa, sin embargo, si quieres conocer un poco más acerca de estos temas y asegurar una capacitación efectiva, te invitamos a ingresar a nuestra página web a leer la sección Capacitación Efectiva.

No olvides que los expertos en Clave Consultores estamos para apoyarte en el proceso y en tus planes de capacitación. Si quieres más información acerca de nosotros y nuestras metodologías mándanos tus datos y estaremos en contacto contigo a la brevedad. Ingresa aquí.

Para nuestro siguiente artículo, hablaremos de la importancia de tener al instructor adecuado de acuerdo al curso que estarás impartiendo.

Diego Durán de la Fuente

Consultor CLAVE

EL LUGAR

Requisitos Primordiales para una Capacitación Exitosa  (Parte IV)

Definir el itinerario y el contenido del programa de capacitación es fundamental, pero no hay que olvidar que para que los participantes se sientan motivados para su aprendizaje existen otras variables como el lugar y las amenidades correctas que impactan de manera positiva o negativa antes, durante y después del proceso.

Del lugar correcto con las amenidades correctas

Cuando se va a realizar un programa de capacitación debemos de tener mucho cuidado donde lo vamos a llevar a cabo. Puede ser en las instalaciones de la organización, algún lugar cercano o incluso algunas veces es necesario que se lleve a cabo en un lugar lejano, pero esto es solamente recomendable cuando el programa es de larga duración.

Es de suma importancia escoger el lugar y amenidades correctas, algunos factores que se deben evitar es que haga mucho frío o mucho calor, que los muebles no sean cómodos, que el espacio de trabajo sea muy pequeño o muy grande, que se escuche mucho ruido dentro de las instalaciones o existan otro tipo de distracciones.

Por otro lado también es importante considerar las comidas, refrigerios y espacios de tiempo para que los participantes descansen. Todo esto influye de manera positiva o negativa sobre la experiencia que viven los participantes.

Por ejemplo imaginemos que el programa de capacitación anual de la organización donde trabajas se divide en dos, la primera parte se realiza el primer semestre del año y la segunda parte el segundo semestre.

Para la primera parte del programa, la organización solicitó a los participantes que fueran a un lugar ajeno a las oficinas y que se localizaba a cuarenta minutos de distancia, el programa no incluía comidas y también hacía mucho calor en el pequeño salón donde se impartió.

Para la segunda parte del programa la organización se busco un área muy cercana a las oficinas bastante bien para impartir una capacitación presencial y de igual forma incluyo desayuno, descanso con (café y galletas) y comida para los participantes.

Después de evaluar y analizar los resultados, pudimos notar que el aprendizaje en la primer parte del programa fue mínima y que los participantes no estaban nada contentos. En la segunda parte del programa los participantes se sintieron muy motivados por la capacitación y aparte sus resultados de aprendizaje fueron mucho mejores que la primera parte.

Muchas veces las áreas encargadas de los programas de capacitación tienen problemas con los encargados del presupuesto, ya que les exigen que sea muy bajo y por ello caen a lo que sucedió en la primera parte del programa. Es por ello, que siempre es importante mostrar los indicadores necesarios para poder transmitir a los superiores por que la capacitación bien aplicada, puede dar impactos positivos a la organización y por consecuencia beneficiar a los stakeholders.

En Clave Consultores nos preocupamos de que las capacitaciones a impartir sean en el lugar y momento adecuado, para ello estamos en constante comunicación con el área de recursos humanos o quienes planean la capacitación, para cerciorarnos de que todo está en perfectas condiciones para dar una capacitación a la altura de su capital humano. 

Para nuestro siguiente artículo, hablaremos de la importancia de por que se debe invitar a la gente adecuada a participar del programa de capacitación que se vaya a impartir. 

Diego Durán de la Fuente

Consultor CLAVE

CONTENIDO DEL PROGRAMA

Requisitos Primordiales para una Capacitación                                Exitosa - (Parte III)

Una vez que la organización definió las necesidades y los objetivos, nos van orientar para determinar el contenido del programa de capacitación. Es muy importante recordar que los objetivos deben de ir ligados a lo que las partes interesadas (stakeholders) desean obtener. Es por esto, que si con el uso de la capacitación la organización resulta más productiva, es más probable que las partes interesadas vean de manera positiva su aplicación y por consecuencia el retorno de la inversión.

Del contenido del Programa

Las necesidades y los objetivos son factores primordiales para determinar el programa de capacitación. Los capacitadores, los encargados del área de recursos humanos o las empresas que asesoran deben de preguntarse a si mismos ¿Qué temas son los indicados para satisfacer las necesidades y cumplir con los objetivos? La respuesta a esta pregunta establece los temas que deben de ser cubiertos. Muchas modificaciones pueden ser necesarias de acuerdo a la experiencia de los facilitadores quienes comúnmente presentan un programa de capacitación acorde a los objetivos.

Por ejemplo, si no se cuenta con facilitadores que cuenten con conocimientos de ciencias tecnológicas y por consecuencia se requiera de un instructor calificado, habría que conseguirlo. Más aún, si no se cuenta con un presupuesto para este propósito, se podría eliminar otro curso del programa que no sea tan urgente, para darle cabida a esta instrucción.

Determinación del Itinerario del Programa

En la reciente aplicación de un programa de capacitación nos solicitaron a un compañero de trabajo y a mí dar la capacitación de 9:00 am a 12:00 pm y de 15:00 pm a 18:00 pm todos los días durante dos semanas. El problema es que nosotros somos de la Ciudad de México y el programa se impartió en Puebla.

No podíamos regresar a la Ciudad de México diariamente ya que está a dos horas de distancia de Puebla. No encontrábamos en qué ocuparnos de 12:00 pm a 15:00 pm durante los días de la aplicación del programa. 
Esta experiencia es ilustrativa de por qué se debe de planear con cuidado los horarios de instrucción.

En el ejemplo expuesto el problema fue que a nosotros nadie nos preguntó los horarios que nos convenían. ¿Pero por qué no nos preguntaron cuál era el itinerario que nos convenía? Simplemente porque los horarios que hubiesen sido apropiados a nosotros no satisfacían el itinerario conveniente para los asistentes del programa y para los responsables de la capacitación.

Por este tipo de situaciones los programas deben de satisfacer las conveniencias y necesidades de todos los involucrados, pero especialmente a los asistentes al evento. Si el horario que se impone a los participantes no les acomoda y conviene pueden tener una actitud negativa hacia el programa.

Como conclusión lo que debemos considerar para programar el mejor itinerario es la facilidad u horarios de los asistentes y proporcionarles las mejores condiciones para el aprendizaje. 

En Clave Consultores desarrollamos Programas de capacitación de acuerdo a las necesidades y expectativas de los clientes, contáctanos a través de nuestra página web y nuestro grupo de consultores te darán las mayores facilidades para presentarte soluciones a la medida.

En nuestro próximo artículo hablaremos de la importancia de las instalaciones y facilidades con las que debe de contar un aula para la correcta implementación de un curso o taller de formación y desarrollo. 

Diego Durán de la Fuente

Consultor CLAVE

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE

Requisitos Primordiales para una Capacitación                                Exitosa - (Parte II)

Después de haber definido las necesidades (conocimientos, habilidades y actitudes) del personal en una organización y tomando en cuenta el orden natural de cómo se debe abordar la capacitación empresarial, lo siguiente es definir los Objetivos de Aprendizaje. Tener claro el objetivo que se persigue de cada curso, taller, seminario, simulador, etc. o de un programa específico que conste de varios módulos. Estos deberán estar ligados a las necesidades. Se trata de solventar las necesidades establecidas.

 De los Objetivos

No olvidemos que la capacitación debe de ser formativa y que coadyuve al desarrollo personal y profesional. Además, debe de incidir de manera productiva en una organización, ya sea, privada o pública. Aquí es en donde la definición de los objetivos es particularmente importante, por lo que precisar las necesidades a satisfacer es, insistimos, de máxima prioridad.

Para definir los objetivos de formación y desarrollo para el personal se requiere de lo siguiente:

1.  Tener claro lo que buscamos de la capacitación; es decir, lo que debemos alcanzar con la formación. Los objetivos deben de ser concretos y escribirlos para no perderlos de vista. Mucha de la capacitación falla por no ser específicos en su alcance.

2.  Como hemos comentado los objetivos por su carácter pueden ser de :

         a. Conocimientos.- Son normalmente para un trabajo en específico. Por ejemplo: El personal de mantenimiento de una planta requieren de una capacitación propia para el desempeño de su labor. Atañe a saber qué hacer. 

            b. Habilidades.- Aquí se alude al saber cómo hacer. Por ejemplo: para que un vendedor mejore su relación con un cliente, se le prepara con técnicas particulares para una negociación exitosa.

             c. Actitudes.- Concierne a la conducta del individuo. Por ejemplo: En ocasiones el personal “olvida” dar un saludo por la mañana. Decir Buenos Días, además de que manifiesta cortesía, ayuda para la comunicación con las personas.

3.  Los objetivos deben ser satisfechos con una programación de cursos, talleres, seminarios, simuladores, etc. de manera ordenada y puntual. Para el logro de un objetivo, en ocasiones se requiere de una o varias sesiones de trabajo de distinta duración. Más aún, podría tratarse de un plan de varios meses.

4. Es conveniente no pretender dar al personal muchas sesiones de capacitación y tratar de cubrir muchas necesidades con sus objetivos. Lo único que se logra es una formación deficiente. Aquí cabe la expresión “dar menos para lograr más”, es decir, tener una Capacitación Efectiva.

Hay que recordar que el objetivo de la formación y desarrollo empresarial es que las personas produzcan más y sean más eficientes; si no es así, la dirección de la organización restringirá el gasto en este rubro.

Recordemos que los objetivos plantean la situación ideal. Debemos de analizar la situación real de la organización y la situación esperada, es ahí donde la capacitación nos permite reducir esta brecha.

Ahora bien, primero debemos de establecer son los Objetivos de Aprendizaje, es decir,  lo que el participante deberá ser capaz de aprender y hacer al finalizar el programa de capacitación. Posterior a ellos, se definen los siguientes objetivos:

Objetivo General -  Los comportamientos más complejos y los contenidos más amplios que se pretenden.

Objetivos Particulares - Estos descomponen el objetivo general en temas, módulos, unidades, niveles, etc.. con la finalidad de hacer más fácil la planeación.

Objetivos Específicos - Se hacen explícitas las acciones observables mediante las cuales podemos verificar si las metas de la capacitación se han alcanzado, es decir, cumplir con el propósito del programa.

Es obligación del área de Recursos Humanos que lo mencionado arriba sea llevado con cuidado y diligencia. Así la dirección de la empresa sentirá un verdadero apoyo de la que es responsable; llevar a la organización a ser productiva con un personal comprometido y bien formado. El área de Recursos Humanos se convierte en aliado de ella.

CLAVE Consultores a través del Desarrollo de Programas de Aprendizaje, lleva a cabo la adecuada y específica planeación que cada empresa tiene para su capacitación, ayudando a desarrollar los Objetivos de Aprendizaje e implementando el programa. 

En nuestro próximo artículo trataremos de la aplicación de la formación, con todo lo que conlleva, como sería por ejemplo, la calendarización de la sesiones, el lugar de impartición de la formación y demás. 

Diego y Fernando Durán de la Fuente

Consultores CLAVE

Requisitos para una Capacitación Exitosa

Requisitos Primordiales para una Capacitación Exitosa - (Parte I)

La Planeación de la Capacitación en una empresa es fundamental para obtener resultados satisfactorios. Muchos ejecutivos se desaniman y limitan la capacitación al personal porque no perciben resultados concretos producto de la aplicación de programas formativos. Por ello, los responsables en las organizaciones, preponderantemente del área de Recursos Humanos deben cerciorarse que la capacitación está planeada adecuadamente y evaluados los resultados logrados. Varios requisitos son esenciales para alcanzar este propósito. 

De las Necesidades

Derivado de lo anterior, lo primero que se tiene que determinar son las necesidades del personal a capacitar. Este requisito es el más importante de todos, ya que si no se definen claramente sus necesidades los resultados pueden ser desastrosos. De manera general, las necesidades de los participante pueden ser de: Conocimientos, Habilidades y Actitudes. Para lograr esto, existen varias maneras de determinar las necesidades. Algunas de ellas son:

I. Preguntar a los participantes. Una encuesta o entrevista ayuda a delimitar qué conocimientos y habilidades requieren para llevar a cabo mejor su trabajo.

II. Preguntar a los Gerentes de los participantes. Al interrogar a los Gerentes de los conocimientos y habilidades que necesitan sus subordinados, no únicamente se tiene información de primera mano, sino que permite crear una participación muy activa de los Gerentes en el proceso de capacitación.

III. Preguntar a los subordinados. Esto es útil también para conocer las necesidades que los subordinados sienten que deben de ser satisfechas. Aquí se tiene que tener cuidado, ya que algunos Gerentes pueden percibir una crítica no deseada de parte de sus subordinados. Si se hace bien no tiene por qué haber problemas.

IV. Estudiar las evaluaciones de desempeño de los participantes. Si se tiene esta información, se pueden extraer las fortalezas y debilidades del personal. Esto puede ayudar a definir las necesidades que buscamos satisfacer.

Es importante resaltar que la Detección de Necesidades (DNC) tiene como primer objetivo que el personal incremente sus conocimientos, incremente sus habilidades o cambie sus actitudes; pero una organización ya sea privada o pública, tiene una finalidad más concreta: Que la capacitación forme parte de su Planeación Estratégica para ayudar a alcanzar sus objetivos trazados.

Las necesidades deben ser clasificadas por su importancia, aquellas que son prioritarias para lograr los objetivos estratégicos de la organización; y no sólo eso, sino que existen algunas necesidades que deben ser atendidas de inmediato por ser da carácter legal. 

Los criterios para darles preferencia también dependen del costo-beneficio, del número de personal que se va a atender, de los recursos con los que se cuenta, etc.

No está demás insistir la importancia que tiene el llevar a cabo con sumo cuidado la determinación de las necesidades de los participantes. No olvidemos: Este requisito es el más importante de todos; es el cimiento sobre el cual descansa toda la capacitación.

No debemos olvidar que la Detección de Necesidades antecede a la definición de los objetivos de aprendizaje.

En Clave Consultores contamos con metodologías que nos permiten Optimizar la Capacitación, de esta manera aseguramos a nuestros clientes que sus programas de aprendizaje sean efectivos y eficientes.

Diego Durán de la Fuente

Consultor CLAVE

EDUCACIÓN - Niños vs Adultos

Estoy firmemente convencido de que el aprendizaje en la vida de un hombre no termina, y siempre que exista una experiencia por más vaga que sea, algo se estará aprendiendo.

Considero que el adulto tiene un mayor potencial de aprendizaje que un niño. Los niños por no conocer nada, simplemente absorben la información como esponjas, pero eso no quiere decir que estén aprendiendo algo sino que tal vez únicamente registran la información pero no lo encuentren gran valor o como ponerla en práctica en ese momento de su vida. No existe un razonamiento del porqué de las cosas. En cambio, un adulto cuando quiere aprender algo es porque en verdad existe un interés de ampliar sus conocimientos y existe una motivación intrínseca y justificada que lo empuja a aprender. 

En lo personal creo que no existe mejor forma de aprender algo que mediante la experiencia. Nos pueden decir muchas cosas y podrá haber mucha teoría, pero hasta el momento en que en verdad ponemos en práctica los conocimientos adquiridos, es cuando estaremos obteniendo resultados más positivos y nos daremos cuenta del gran valor que tuvo esa información que en algún momento aprendimos.

Pensando como un adulto, la mejor forma en la que yo aprendo las cosas es cuando me explican algo de una manera muy didáctica. Es decir, ejemplos claros y de la vida real o situaciones que están sucediendo en la actualidad, esto me permite poder relacionar las cosas y me queda aprendido y reflexionado y no memorizado. Recuerdo bien que en la escuela de pequeño cuando estudiaba, me aprendía todas las cosas de memoria, siempre sacaba excelentes calificaciones pero cuando en un par de semanas me preguntaban lo mismo, no recordaba mucho y sabía entonces que en realidad no había aprendido, había guardado información por un tiempo determinado, pero al dejar de pensar sobre ello, rápidamente era sustituida por nuevos datos. Quizás por las mismas metodologías educativas utilizadas, pero eso es otro tema de discusión.

 “Un elemento de la actuación del adulto es la capacidad de reflexionar sobre lo que se está haciendo y, a partir de ello, rectificar o reafirmarse” (Andragogía y aprendizaje del adulto P. 155), esta afirmación me parece completamente acertada, ya que la misma madurez del adulto y las experiencias previas que ha vivido lo hacen más conocedor de las cosas y le permiten analizar las situaciones  de una manera más objetiva.

Cuando se le enseña algo a un adulto y tiene la libertad para razonar el por qué de las cosas, puede tener la capacidad de ponerlo en práctica e inclusive relacionarlo con su vida diaria, su aprendizaje es aún mayor ya que está obteniendo conocimientos a partir de una experiencia y no únicamente de la teoría.

En Clave Consultores trabajamos bajo el lema "Se Aprende Haciendo", filosofía educativa enfocada en formar y desarrollar al capital humano de las organizaciones mediante técnicas didácticas y pedagógicamente justificadas.

Una de nuestras principales herramientas de capacitación son los Simuladores de Negocios Le Tableau desarrollados por nosotros, CLAVE Consultores, los cuales son una experiencia única de aprendizaje y precisamente enfocados en nuestro lema.

Fernando Durán de la Fuente

Consultor CLAVE